۲-۳-۴) محیط

محیط^[۵۴] به معنای عوامل خارج از سازمان است که اثربخشی عملیات روزمره و رشد بلندمدت سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهند و سازمان، کنترل کمی روی آن ها دارد و یا اصلاً آن عوامل، قابل کنترل به وسیله سازمان نیستند (آرنولد و فلدمن،۱۹۸۶).

در یک تقسیم بندی محیط را به محیط عمومی و اختصاصی تقسیم می‌کنند. محیط عمومی همه چیز را در بر می‌گیرد؛ چیزهایی نظیر عوامل اقتصادی، شرایط سیاسی، محیط اجتماعی، ساختار حقوقی، وضعیت زیست بومی و شرایط فرهنگی. محیط عمومی همه شرایطی که بر سازمان تأثیراتی داشته ولی وابستگی آن ها نسبت به سازمان واضح و روشن نیست را در بر می‌گیرد، محیط اختصاصی، بخشی از محیط سازمان بوده که به طور مستقیم با سازمان در تحقق اهدافش مرتبط می شود (رابینز، ۱۹۸۷).

۲-۳-۵) قدرت- کنترل

تاکنون به استراتژی،‌ اندازه، تکنولوژی و محیط به عنوان عوامل تعیین کننده مستقل ساختار سازمانی اشاره شد اما آنچه که مسلم است، هیچکدام از این متغیرهای اقتضایی، به طور کامل تعیین‌کننده ساختار نیستند. هر کدام از آن ها در تشریح بخشی از ساختار، نقش دارند. در بهترین شرایط، این عوامل چهارگانه فقط پنجاه تا شصت درصد تغییر پذیری در ساختار را تشریح می‌کنند. دیدگاه قدرت کنترل مطرح می‌کند که قدرت و کنترل می‌تواند آنچه را که مبهم مانده به نحوی شایسته تبیین و تشریح نماید. ‌بر اساس این دیدگاه در هر زمان، ساختار یک سازمان تا حد زیادی نتیجه اقدامات صاحبان قدرت آن سازمان در انتخاب ساختاری است که می خواهند به مدد آن کنترل خود را حداکثر سازند (رابینز، ۱۹۸۷).

۲-۴) انواع سازماندهی

۲-۴-۱) سازماندهی بر مبنای وظیفه

سازماندهی بر مبنای وظیفه به طبیعت کار و مهارت ها و تکنولوژی که برای انجام دادن آن نیاز است، بستگی دارد. بوروکراسی ها اغلب ‌به این طریق بخش‌بندی می‌شوند. بخش بندی وظیفه ای اغلب در شرکت‌های تولیدی کوچک یافت می شود. در داخل یک بخش، کار ممکن است به قسمتهای ریزتری تقسیم شود. برای مثال بخش مالی ممکن است شامل بخش هایی برای حساب های دریافتنی، حساب های پرداختنی اعتبار و صورت دستمزدها باشد (دابرین^[۵۵] ،۱۹۸۹). آن گروه‌بندی فعالیت ها بر مبنای وظایف اساسی مانند تولید، فروش و مالی می‌باشد (دسلر^[۵۶] ،۱۹۹۸۹).

در چنین ساختاری، فعالیت ها برحسب وجوه مشترکی که دارند و معمولاً از پائین به بالا گروه‌بندی می‌شوند. اگر محیط دارای ثبات بوده و اگر سازمان از نوعی تکنولوژی استفاده کند که یکنواخت و عادی باشد و نیز دوایر سازمانی وابستگی زیادی به یکدیگر نداشته باشند ساختار وظیفه ای مؤثر خواهد بود (دافت، ۱۹۹۸).

۲-۴-۲) سازماندهی بر مبنای محصول

در این ساختار، بخش های مختلف سازمان ‌بر اساس نوع محصول، نوع خدمت، گروهی از محصولات، نوع کار طرحها یا برنامه های اصلی یا بر حسب مراکز سود سازماندهی می‌شوند. هنگامی که محیط نامطمئن، تکنولوژی پیچیده و دوایر سازمانی وابستگی بسیاری زیادی به یکدیگر دارند و نیز زمانی که اعمال نفوذ عوامل خارجی، زیاد و تطابق با محیط از اهمیت بالایی برخوردار است،‌ چنین ساختاری بسیار مناسب است (دافت، ۱۹۹۸).

۲-۴-۳) سازماندهی بر مبنای مشتری ( ارباب رجوع)

سازماندهی بر مبنای مشتری، یک ساختار سازمانی بر مبنای نــیازهای مشتـریان می‌باشد. وقتی که هر دسته از مشتریان یا ارباب رجوع برای خرید کالاها یا خدمات مورد نظر خود به واحدی مراجعه می‌کنند که زیر نظر یک مدیر قرار دارد تقسیم کار برحسب ارباب رجوع یا مشتری تحقق یافته است (دابرین،۱۹۸۹). در ایــن نــوع سازماندهــی، بخش ها به منظور خدمت به مشتریان خاصی سازماندهی می‌شوند (دسلر، ۱۹۹۸ ).

۲-۴-۴) سازماندهی بر مبنای ناحیه جغرافیایی

سازماندهی بر مبنای ناحیه جغرافیایی عبارت است از گروه بندی بخش ها بر مبنای ناحیه جغرافیایی. در این ساختار سازمانی،‌ همه فعالیت های شرکت در نواحی جغرافیایی به یک مدیر گزارش می شود (دابرین، ۱۹۸۹). سازمانی که چنین ساختاری داشته باشد می‌تواند خود را با نیازهای خاص هر منطقه وفق دهد و کارکنان در پی تأمین اهداف منطقه ای بجای اهداف کشوری یا ملی هستند. در این سازمان ها، ایجاد هماهنگی در داخل واحدهای هر منطقه مورد تأکید قرار می‌گیرد بجای این که بین همه مناطق جغرافیایی یا سراسر کشور هماهنگی ایجاد کند (دافت، ۱۹۹۸).

۲-۴-۵) سازماندهی بر مبنای فرایند

“سازماندهی بر مبنای فرایند عبارت است از گروه بندی تلاش ها بر مبنای فعالیت های انجام شده به وسیله بخش های سازمانی. فرایند یا تجهیزات به کار برده شده در تولید یک محصول، ممکن است مبنایی برای یک طرح بخش بندی باشد. قرار دادن همه ماشین های کنترل در یک بخش و ماشین های تراش در بخش دیگر نشان دهنده سازماندهی به وسیله تجهـیزات می‌باشد” (دابرین، ۱۹۸۹ :۲۱۵).

۲-۵) انواع ساختار سازمانی

در یک طبقه بندی کلی سازمان ها را به دو نوع سازمان‌ها با ساختار مکانیک و سازمان ها با ساختار ارگانیک تقسیم بندی می‌کنند. که به تشریح هر کدام از آن ها پرداخته می شود.

۲-۵-۱) ساختار مکانیکی

ساختارهای مکانیکی^[۵۷] به وسیله ویژگی هایی نظیر پیچیدگی و رسمیت زیاد و تمرکز گرایی شناخته می‌شوند، چنین ساختارهایی با وظایف یکنواخت مناسبت داشته و بر رفتارهای برنامه ریزی شده متکی بوده و در واکنش به رویدادهای پیش‌بینی نشده نسبتاً کند عمل می‌کنند (رابینز، ۱۹۸۷).

در ساختار مکانیکی، تصمیمات ‌در مورد تمامی ساخت سازمانی و امور فنی آن بدون کسب تکلیف از رهبران و یا صاحبان قدرت اتخاذ می شود و حوزه قدرت و اختیارات هر واحد سازمان،‌ معین است. همچنین برای اطمینان یافتن از انجام منظم و مداوم وظایف و مسئولیت ها، مقررات و آئین نامه هایی تدوین می شود. تصمیمات ممکن است در سطوح بالاتر سازمانی اتخاذ شود. اشخاصی که به تصدی شغلی گمارده می‌شوند باید آموزش های شغلی و تخصص لازم را دیده باشند. فعالیت رسمی سازمان بیشترین اهمیت را دارد و مدیریت از مقررات و خط مشی ها، رویه ها و آئین نامه های حاکم بر سازمان تبعیت می‌کند. طرحهای سازمانی مکانیکی و بوروکراتیک از جمله طرحهایی هستند که برای شرایط قابل پیش‌بینی مناسبند و تا زمانی که وقایع و امور مختلف آشنا و تکراری باشند، این گونه ساخت های سازمانی هم می‌توانند بسیار موفق باشند (هایک و گالت^[۵۸]،۱۹۸۷).

۲-۵-۲) ساختارهای ارگانیکی

“ساختارهای ارگانیکی^[۵۹] نسبتاً منعطف و انطباق پذیر بوده و تأکید بر ارتباطات موازی به جای عمودی دارند و نفوذ در آن ها ‌بر اساس مهارت و دانش صورت می‌گیرد به جای این که بر مبنای اختیارات ناشی از پست سازمانی باشد. مسئولیت ها به جای این که صرفاً بر اساس شرح شغل باشد، به صورت انعطاف پذیر، تعریف شده و تأکید برروی مبادله اطلاعات بوده به جای اینکه بر صدور دستورات باشد “(رابینز، ۱۹۸۷ :۱۵۴).