در ادامه به تعریف مفهومی هر یک از عناصر ارتباطات می‌پردازیم:

۱- فرستنده یا منبع: کسی است که به قصد دستیابی به اهدافی خاص با ارسال پیام، یک فرایند ارتباطی را آغاز می‌کند.

۲- گیرنده: کسی است که مخاطب فرستنده می‌باشد. جریان ارتباطی به سوی او شکل می‌گیرد و اوست که باید تحت تأثیر پیام قرار گیرد. در جریان ارتباط‌های درون فردی، فرستنده و گیرنده پیام یکی هستند.

۳- پیام: معنا، منظور و محتوای ذهنی است که از سوی فرستنده به‌طرف گیرنده ارسال می‌شود. پیام‌ها متشکل از دانش ها، نگرش‌ها، مهارت‌ها و یا ترکیبی از آن‌ ها هستند. برای اینکه معنا، منظور و محتوای ذهنی، یا به طور خلاصه پیام، حالت عینی به خود گرفته و قابل انتقال شود، در قالب نمادها، رمزها و نشانه های قرار دادی – مثلاً زبان گفتاری یا نوشتاری – قرار داده می‌شود.

۴- هدف: قصد، غرض و منظوری است که فرستنده برای آن یک جریان ارتباطی را برقرار می‌کند. آغاز فرایندهای ارتباطی بدون مشخص کردن اهداف مورد نظر، اغلب نمی‌تواند به نتیجه ی مطلوب منجر شود. در عین حال، اغلب گیرنده نیز در جریان ارتباط هدف هایی را دنبال می‌کند. اگر ‌به این هدف های فرستنده و گیرنده توافق وجود داشته باشد ارتباط موفق تر خواهد بود.

۵- رسانه: وسیله ای است که فرستنده به کمک آن معنا و مفهوم مورد نظر خود (پیام) را به گیرنده منتقل می‌سازد. به عبارتی دیگر، رسانه وسیله ی حامل پیام از فرستنده به گیرنده است.

۶- بازخورد: واکنش وعکس‌العمل گیرنده پیام در مقابل فرستنده را بازخورد می‌نامند. نقش بازخورد ‌در چگونگی تداوم جریان ارتباطی اهمیت بسیار دارد، زیرا فرستنده می‌تواند بر اساس بازخوردهایی که ازگیرنده می‌گیرد، در صدد رفع اشکالهای جریان ارتباطی و اصلاح آن برآید و براحتمال موفقیت این فرایند بیفزاید. (همان منبع).

۲-۲-۴ انواع ارتباطات

۱٫ ارتباط مستقیم و شخصی: ارتباطی است که بدون واسطه بین شخص پیام‌دهنده و شخص پیام گیرنده ایجاد می‌شود. در این نوع ارتباط، اطلاعات و پیام، مستقیماً مبادله می‌شود، مثل گفتگو بین دو یا چند نفر. مهم‌ترین خصوصیت این نوع ارتباط، صمیمی بودن و دوستانه بودن این ارتباط است.

۲٫ ارتباط غیرمستقیم و غیرشخصی: در این نوع از ارتباط، واسطه‌ای بین فرستنده و گیرنده پیام وجود دارد، ‌به این شکل که فرستنده و گیرنده پیام، همدیگر را نمی‌شناسند و فقط پیام ارتباطی توسط وسیله ارتباطی (کتاب، مجله و…) به مخاطبان می‌رسد.

۳٫ ارتباط‌جمعی: ارتباط غیرمستقیمی که از طریق تلویزیون، رادیو، مطبوعات پرتیراژ و وسایل مشابهِ ارتباطی (رسانه های گروهی) ایجاد می‌شود، ارتباط‌جمعی نامیده می‌شود. این نوع ارتباط، بین هزاران نفر از افرادی که همدیگر را نمی‌شناسند، به وجود می‌آید.

در این نوع ارتباط، دیگر محدودیت زمانی و مکانی‌ای که در ارتباط‌های مستقیم و شخصی وجود داشت، وجود ندارد. خصوصیت دیگر، این است که در این نوع از ارتباط، امکان حفظ و دوام پیام‌ها به صورت چاپی یا نوار و فیلم در طول زمان وجود دارد (معتمد نژاد،۱۳۷۱).

۲-۲-۵ موانع ارتباطات

انسان‌ها برحسب سن و ویژگی‌های فردی، هر یک تا مدت محدودی می‌توانند بر سخنان یکدیگر تمرکز و آن‌ ها را درک کنند. معمولاً اطلاعات قبلی به یادگیری مفاهیم جدید کمک می‌کند (انتقال مثبت). اگر دانسته‌های قبلی نه تنها کمکی به درک سریع‌تر پیام نکرده بلکه موجب درک غلط شود، انتقال منفی روی‌داده است. اگر هدف ارتباط برای گیرنده مشخص یا جالب نباشد یا فرستنده نتواند پیام را به‌خوبی منتقل کند و یا عوامل فیزیکی مانع شوند و یا مخاطب آمادگی دریافت پیام را نداشته باشد، گیرنده به‌رغم حضور فیزیکی، در افکار خویش گردش می‌کند (قاسمی و همکاران،۱۳۸۹). چهار مانع عمده برای ارتباط مؤثر عبارت‌اند از: الف) موانع فرآیندی ب) موانع فردی ج) موانع فیزیکی د) موانع مفهومی

الف) موانع فرآیندی^[۲۶]: هر عاملی از مدل ادراکی ارتباطات ارائه شده است، یک مانع فرآیندی بالقوه است. موانع فرایندی شامل موارد ذیل می‌باشد:

موانع فرستنده: اطلاعات غلط را از یک مأمور خدمات به مشتری که اخیراًً استخدام‌شده به دلیل کمبود تجربه کسب می‌کند.

مانع به رمز درآوردن^[۲۷]: یک کارمندی که فارسی زبان دوم او است. برایش سخت است که توضیح دهد چرا یک محموله دیر ارسال‌شده است.

مانع پیام: یک کارمند به ملاقات نمی‌رسد چون یادداشت تأییدشده‌ای در این زمینه دریافت نمی‌کند، پیام ملاقات به او دیر می‌رسد.

مانع رسانه‌ای^[۲۸]: یک فروشنده برای فروش کالا به صورت تلفنی موفق نمی‌شود، چون اختلال تلفنی مانع از یک مکالمه‌ اثربخش می‌گردد.

مانع رمزگشایی^[۲۹]: کارمند نمی‌داند که چگونه به یک درخواست مدیر که با علائم و رنگ‌های مختلف ابلاغ می‌شود، پاسخ دهد.

مانع گیرنده^[۳۰]: دانشجویی که با دوست خود در حال گفتگو و صحبت کردن است از استاد خودش سؤالی را که چند لحظه پیش توضیح داده‌شده بود، می‌پرسد.

مانع بازخور: تقویت‌هایی که یک مصاحبه‌کننده با تکان سرانجام می‌دهد ممکن است منجر ‌به این شود که مصاحبه‌شونده فکر کند که او در حال انجام یک کار بزرگی در پاسخ به سؤالات است.

ب) موانع شخصی^[۳۱]: این موانع بین افراد فرستنده و گیرنده و زمانی به وجود می‌آید که تفکرات از فرایند ارتباط دور شود. این موانع از چارچوب بازگشت اعتقادات، ارزش‌ها و تعصبات به وجود می‌آید. اینکه افراد آیا واقعاً درگیر گوش کردن و درک می‌شویم در نتیجه می‌توانیم پیغام‌ها را ازنظر فرستنده درک کنیم تا ازنظر خودمان وچارچوب ارجاع فرستنده را به دست آورده و به آنچه او دارد درباره آن صحبت می‌کند، ارتباط دهیم. موانع شخصی ارتباطات عبارت‌اند از: سطح توانایی ما در ایجاد ارتباط مؤثر است، افراد دارای توانایی‌های مهارتی هستند که اگر به‌درستی شناخته نشوند، موجب ارتباط غیر مؤثر می‌گردد.

طریقه‌ای که افراد اطلاعات را پردازش و تفسیر می‌کنند. افراد چارچوب‌های مختلفی از آگاهی و تجربیات را برای تفسیر جهان اطراف خود دارند و به طور گزینشی به محرک‌های مختلف تمایل دارند.
همه ی این تفاوت ها هم بر آنچه که می‌خواهیم، بگوییم و آنچه که فکر می­کنیم، اثر می­ گذارد.

سطح اعتماد بین افراد می‌تواند یک مانعی برای ارتباط مؤثر باشد و تحریک محرک ارتباطات زمانی که افراد به هم اعتماد ندارند، به نظر می‌رسد که بیشتر منحرف و تحریف شود.

تعصب و ادراک کلیشه­ای هم جزء موانع ارتباط هستند. آن‌ ها به طور قدرتمندی می‌توانند آنچه را که از دیگران درک می­کنیم تحت تحریف قراردهند.

حالت‌های «من» مانع پنجم است. حالت‌های من می‌توانند باعث دنباله روی از قدرت، اعتبار و منابع گردند. حالت‌های من بر رفتار مردم با یکدیگر تأثیر می‌گذارد.

شنود ضعیف مانند آشفتگی افکار، گوش نکردن به پیام­ها، انفعال رفتاری، مجادله و پرهیز از شنیدن مطالب دشوار مانع ارتباط مؤثر می‌گردد.