سیستم‌های اطلاعاتی به مجموعه‌ای از اجزا به هم پیوسته اطلاق می‌شود که علاوه بر پشتیبانی از تصمیم‌گیری و کنترل‌های سازمانی، داده‌ها را دریافت، پردازش و ذخیره سازی نموده و اطلاعات را توزیع می‌کند. هم چنین می‌تواند به مدیران منابع انسانی کمک نموده تا مشکلاتی را استنباط و تجزیه و تحلیل نموده، موضوعات پیچیده را زیر نظر داشته و محصولات و خدمات جدیدی را خلق کنند. (رنگریز، ۱۳۸۹:۱۱۱).
۲-۱-۱۲- چرا سازمان‌ها سیستم‌های اطلاعاتی تشکیل می‌دهند؟
سازمان‌ها سیستم‌های اطلاعاتی را انتخاب می‌کنند که کارایی و بازده آنان بیشتر شده و در سرمایه صرفه جویی و نیروی کار کاهش یابد. سیستم‌های اطلاعاتی بسیار مهم است، چرا که رمز ماندگاری و بقای سازمان‌ها را تضمین می‌کند. اگرچه این امر ممکن است تنها و اولین دلیل برای انتخاب سیستم نباشد. برخی از سازمان‌ها سیستم‌های خاصی را می سازند، زیرا آنها از بقیه موارد نوآورتر و خلاق‌تر می‌باشند. آن ها ارزش هایی دارند که هر نوع از نوآوری را صرف نظر از سود اقتصادی مستقیمشان برای شرکت ایجاد می نمایند. در موارد دیگر، سیستم‌های اطلاعاتی برای برآورده کردن خواسته های گروه‌های متفاوت درون یک سازمان شناخته شده‌اند، و در برخی موارد تغییراتی در محیط سازمانی شامل تغییرات در دولت، مخارج و عملکرد های رقبا و پاسخ به سیستم‌های کامپیوتری نیاز دارند.
(( اینجا فقط تکه ای از متن درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. ))
شکل شماره (۲-۲) نشان می‌دهد که چگونه فاکتورهای محیطی بیرونی و فاکتورهای نهادینه درونی، طراحی سیستم‌های اطلاعاتی را در سازمان‌ها تحت تاثیر قرار می‌دهد.
۱- فاکتورهای محیطی بیرونی:
این فاکتور ها طراحی سیستم‌های اطلاعاتی را در سازمان تحت تاثیر قرار می‌دهد نمونه هایی از آنها عبارتند از: تهدیدات خارجی، هزینه رو به رشد کار یا عملکردهای رقابتی سازمان‌های دیگر و تغییرات در قوانین و مقررات دولت، هم چنین نمونه هایی از فرصت‌های خارجی عبارتند از: فناوری های جدید، منابع جدید سرمایه، سقوط رقبا و برنامه جدید دولت.
۲- فاکتورهای نهادینه درونی:
این فاکتور ها همچون فاکتور های محیطی بیرونی طراحی سیستم‌های اطلاعاتی را تحت تاثیر قرار می‌دهند و شامل ارزش ها، هنجار ها و علایق حیاتی است که اهمیت استراتژیک سازمان را نشان می‌دهند. (کرامر[۱۵] و دیگران، ۱۹۸۹، به نقل از رنگریز ۱۳۸۹: ۱۷۲-۱۷۱).
شکل (۲-۲): چگونگی تحت تاثیر قرار دادن فاکتور های محیطی درونی و بیرونی
۲-۱-۱۳- انواع سیستم‌های اطلاعاتی:
سیستم‌های اطلاعاتی صرفاً ابزاری برای تصمیم‌گیری اند، اما باید دانست که هر یک از این سیستم‌ها هم در تصمیم‌گیری و هم فراهم کردن بستر تخصصی و حرفه‌ای ارتباطات کاری در سازمان را پشتیبانی می‌کنند انواع آن عبارتند از :
۲-۱-۱۳-۱- سیستم‌های اطلاعاتی اتوماسیون اداری(OAS):
این سیستم‌ها بیشتر متمرکز بر کارکنان اطلاعاتی و دانش سازمان است. OASها ابزارهای فناوری اطلاعات هستند که به این خاطر طراحی شده‌اند تا بهره وری کارکنان داده‌ای را با بهره گرفتن از حمایتی که از ارتباطات و هماهنگی های اداری می‌کند افزایش دهند.OAS ها اطلاعات مختلف و متنوع کارکنان، واحدهای مختلف و حوزه های وظیفه ای را هماهنگ می‌کنند. از آنجایی که سیستم‌ها با مشتریان، عرضه کنندگان و دیگر سازمان‌های بیرون از شرکت در ارتباطند،OAS ها جریان اطلاعات و دانش را راه اندازی می‌کنند (رنگریز ۱۳۸۹: ۱۳۷).
۲-۱-۱۳-۲- سیستم‌های اطلاعاتی مدیری (MIS):
سیستمی که داده‌های حاصل از منابع درونی و بیرونی را به اطلاعات تبدیل می‌کند و این اطلاعات را به شکل مناسب، به مدیران در تمام سطوح و در تمام وظایف برای توانمند ساختن آنان در تصمیمات موثر و به موقع در برنامه‌ریزی، هدایت و کنترل فعالیت هایی که مسئول آن ها هستند می رساند (لوسی[۱۶]، ۱۹۹۲).
یکی از سیستم‌های اطلاعاتی معروف سیستم اطلاعات مدیریت است. سیستمی که طراحی و استقرار و پیاده سازی صحیح آن موفقیت یک سازمان را تضمین می‌کند چرا که مدیران در همه سطوح سازمانی دریافته‌اند که این سیستم می‌تواند برای عملیات موفقیت آمیز و اثر بخش یک سازمان مثمر ثمر باشد. مطالعات نشان از آن دارد که سیستم اطلاعات مدیریت جز جدایی ناپذیر تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و کنترل می‌باشد. مدیران می‌توانند با بهره گرفتن از این سیستم به سرعت درباره آنچه درحال انجام شدن است و نیز درباره کارکرد سیستم اطلاعاتی، اطلاعاتی دقیق بدست آورند (رنگریز ۱۳۸۹: ۱۵۱).
۲-۱-۱۳-۳- سیستم‌های اطلاعاتی پردازش تراکنش (TPS):
سیستمی که انجام پردازش‌های اولیه و روزمره داده‌ها به عهده آن است و بر اساس داده‌های پردازش شده، انواع محصولات اطلاعاتی مانند فرم ها، لیست‌های در گردش داخلی سیستم، گزارش‌ها و لیست‌های چاپی و تصویری را تهیه می‌کند و به عنوان مبنایی برای تهیه گزارش‌های بعدی برای مدیریت سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد، به TPS اشاره دارد ( الوانی و تیمورنژاد، ۱۳۸۵ : ۲۰۸).
TPS سیستمی است که جمع آوری و پردازش تعاملات و وقایعی که در اثر انجام عملیات و فعالیت‌های یک سازمان رخ می‌دهند را بر عهده دارد. TPS عهده دار پردازش‌های روتین سازمان است و بر داده‌های مربوط به سازمان تأکید می کند. این سیستم‌ها از طریق فراهم‌سازی داده‌های خام،MIS را حمایت می‌کند. به عبارت دیگر،TPS بخش اصلی کار MIS را تشکیل می‌دهد.TPS داده‌های مورد نیاز سیستم اطلاعاتی را ثبت، ذخیره و هم چنین اکثر گزارشات و اسناد مورد نیاز کاربران عملیاتی را تولید می‌کند، یکی از جنبه‌های TPS که این سیستم را از سایر سیستم‌ها متمایز می کند جنبه عمومی آن است. بدین معنی که این سیستم معمولاً در تمام سازمان‌ها و موسسات قابل اجرا بوده و به کار گرفته می‌شود. به عنوان مثال تمامی سازمان‌ها دارای سیستمی به نام سیستم حقوق و دستمزد با اندک تفاوتی دارا هستند و در ساختار و فرایند عملیات تقریباً مشابهت کامل دارند مطالعات نشان از آن دارد که سازمان‌ها می‌توانند TPS را در قالب MIS به کار گیرند و یا به طور مستقل بدون آنکه دارای MIS باشند، از آن بهره گیرند (رنگریز ۱۳۸۹: ۲۲۹).
۲-۱-۱۳-۴- سیستم‌های اطلاعاتی حمایت تصمیم DSS :
یک سیستم اطلاعات مدیریت کامپیوتری است که به منظور تجهیز مدیران با اطلاعاتی که کامپیوترها را قادر می‌سازد به سوالات «چه می‌شود اگر»؟ مطرح شده از جانب مدیران در حین ایجاد و بررسی آلترناتیو هافمن فعالیت‌های برنامه‌ریزی، کنترل و تصمیم‌گیری پاسخ دهند، طراحی شده است (رنگریز ۱۳۸۹، ۱۹۵).
DSS به مدیران در تصمیمات استراتژیک منجر به فرد و غیر تکراری که ساختار نیافته و یا نیمه ساختار یافته است، کمک می‌کند و مناسب مسائلی است که بخشی از تحلیل آنها با کامپیوتر صورت می‌گیرد، ولی قضاوت و بینش تصمیم‌گیری برای کنترل این فرایند مهم است که به وسیله مدیران انجام می پذیرد. در چنین موقعیت‌هایی ریسک کردن خطای بزرگی است و پیامدهای یک اشتباه می‌تواند زیاد باشد. بنابراین، در نظر گرفتن همه آلترناتیوها و ارزیابی آنها به طور اثر بخش مهم است. مطالعات نشان از آن دارد که DSS در سطوح میانی و عالی مدیریت نسبت به سطوح عملیاتی کاربرد بیشتری دارد.DSS از مدل‌ها برای بیان ساده واقعیت ها، و روابط ما بین متغیرهای مهم در محیط خاص استفاده می‌کند و به مدیران اجازه می‌دهد که پاسخ هایی برای سوالات مبتنی بر «چه می‌شود اگر» بیابند (رنگریز ۱۳۸۹: ۱۹۷).
۲-۱-۱۳-۵- سیستم‌های اطلاعات حمایت مدیران ارشد (E.S.S):
مدیران ارشد، گروهی از سیستم‌های اطلاعاتی را در تصمیم‌گیری‌ها مورد استفاده قرار می‌دهند که به آنها سیستم حمایت مدیران ارشد ESS می‌گویند.ESS ها سطح استراتژیک سازمان را پشتیبانی می‌کنند، آنها با تصمیمات ساختار نیافته در رابطه اند و یک محیط پویا و عمومی تر را به جای توانایی خاص و قابلیت های ثابت خلق کرده‌اند.ESS ها طراحی شده‌اند تا داده‌های مربوط به رویدادهای خارجی هم چون رقبا را منسجم کنند، در ضمن آن ها اطلاعات خلاصه شده ای از MIS و DSS را به کار می‌گیرند. این سیستم‌ها داده‌های بحرانی را خلاصه و فیلتر می‌کنند و در به دست آوردن اطلاعات، تأکید بر صرف تلاش و زمان کمتر دارند.
ESSها پیشرفته‌ترین نرم‌افزارهای نموداری را به کار می‌گیرند و از منابع مختلفی بهره می‌برند تا گزارشات نموداری و داده‌ای را به مدیران ارشد ارائه دهند. برخلاف انواع دیگر سیستم‌های اطلاعاتی،ESS یک ظرفیت ارتباطی و مکانیزه‌ای را ایجاد می‌کند که می‌تواند برای تغییر حالت مشکلات بکار بسته شود. با اینکه ESS برای تجزیه و تحلیل هایی که حجم آنها به طور گسترده طراحی شده است، اما تمایل کمتری به استفاده از مدل های تحلیلی دارد (رنگریز، ۱۳۸۹ : ۱۴۱ و ۱۴۲).
۲-۱-۱۴- کاربردهای فناوری اطلاعات:
۲-۱-۱۴-۱- تجارت الکترونیک:
از دیدگاه گروهی اصطلاح تجارت الکترونیک بیانگر تعاملات میان شرکای تجاری است و از این جنبه تجارت الکترونیک بسیار محدود است. ولی در مفهوم گسترده آن تجارت الکترونیک، به انجام کسب و کار الکترونیک در یک سازمان، صنعت و یا جامعه اطلاق می‌شود که نه تنها همکاری میان شرکای تجاری بلکه خرید و فروش، تبادل اطلاعات و محصولات و خدمات و تعاملات الکترونیکی در درون سازمان‌ها را نیز در بر می‌گیرد. به قول لئو گرستز، مدیر ارشد اطلاعات شرکت IBM، تجارت الکترونیک چیزی نیست مگر چرخه زمان، سرعت، جهانی شدن، افزایش بهره وری، یافتن مشتریان جدید و اشتراک دانش میان مؤسسات برای رسیدن به برتری تجاری به طور کمی تجارت الکترونیک عبارت است از تولید، پردازش، کاربرد، تبادل اطلاعات و اسناد تجاری به شیوه الکترونیک، مبادله اطلاعات تجاری بدون استفاده از کاغذ، یافتن منابع، انجام بازاریابی‌ها، مذاکره، دادن سفارش، تحویل، پرداخت، ارائه خدمات، پشتیبانی، مزایده، تعاملات تجاری به صورت همزمان برروی شبکه‌اینترنت (صرافی زاده، ۱۳۸۸: ۱۵۲).
۲-۱-۱۴-۲- دولت الکترونیک:
با هدف تجدید ساختار وتعریف مجدد وظیفه دولت به منظور توسعه ارائه خدمات به شهروندان و افزایش کارایی نظام داخل دولت، کلیه زمینه‌های فعالیت های دولت مورد بازنگری قرار گرفته و با وضع مقررات و ضوابط جدید، تجدید ساختار دولت در قالب نظام یکپارچه عملیاتی با هدف کاهش وزن تشکیلات و افزایش کارایی مختومی می‌شود (مدیری و همکاران، ۱۳۹۰: ۲۸).
۲-۱-۱۴-۲-۱- مزایای بالقوه دولت الکترونیک:
-
- بهبود کارایی و اثر بخشی فعالیت های اجرایی دولت شامل ارائه خدمات عمومی.
-
- شفاف کردن روابط دولت با شهروندان و موسسات تجاری از طریق امکان دسترسی آنها به اطلاعات دولتی.
-
- تسهیل انجام تغییرات در روابط میان دولت و شهروندان و میان ملل.
-
- تسهیل دسترسی به اطلاعات و خدمات دولتی، بهبود کیفیت خدمات و ارائه فرصت‌های بیشتر جهت مشارکت در نهادهای دموکراتیک و فرآیندهای کاری.
۲-۱-۱۴-۲-۲- دلایل نیاز به دولت الکترونیک:
۱- رشد شبکه گسترده جهانی:
امروزه همه جا بحث از شبکه گسترده جهانی است. در موزهها، رادیو، تلویزیون و مجلات انواع مقالات و تبلیغات وجود دارد که به معرفی کاربردهای شبکه می‌پردازند. اغلب سازمان‌ها در حال حاضر دارای وب سایت هستند.
۲- رشد جمعیت متصل به شبکه:
در کشورهای صنعتی مردم در منزل، محل کار، مدارس و دیگر محل ها به شبکه دسترسی دارند. با گسترش استفاده شهروندان از شبکه ها ضروری است تا خدمات و امور دولتی در دسترس آنها قرار گیرد.
۳- کاهش هزینه‌ها:
انجام امور به روش سنتی به بهره گیری از اینترنت و شبکه هزینه‌های بالاتری دارد همچنین از نظر زمانی و نیز ملزومات اداری مانند کاغذ نیز در استفاده مکانیزاسیون ارزان تر است. اگر چه تعاملات اینترنتی ارزان تر است ولی هزینه‌های مرتبط با خود را دارد مانند کارت های اعتباری.
۴- رشد انتظارات:
توسعه تجارت الکترونیکی و استفاده روز افزون از آن انتظارات شهروندان از دولت ها در انجام امور مربوط نیز افزایش می‌دهد (صرافی زاده ،۱۳۸۸: ۱۷۲).
۲-۱-۱۴-۳- شهر الکترونیک:
فناوری اطلاعات بر مدیریت و خدمات شهری نیز تأثیر زیادی گذاشته است. شهر الکترونیکی نتیجه تأثیر فناوری اطلاعات بر ابعاد گوناگون خدمات شهری است. چنین شهری با بهره گرفتن از زیر ساخت های سخت افزاری و نرم افزاری، خدمات شهری را در همه جنبه ها توسعه می‌دهند در شهرهای سنتی بخش عمده‌ای از وقت شهروندان صرف انجام فعالیت های تکراری و غیر مفید می‌شود. انتظار در صف‌ها، پیمودن مسافت‌های طولانی برای خرید کالا دریافت خدمات و معطل شدن در ترافیک های سنگین، تنها بخشی از اتلاف وقت در این گونه شهرها هستند. در حالی که در شهر الکترونیک، به جای اینکه امور اداری به وسیله مشخص، چه حضوری و چه از طریق تلفن، در ساعات اداری انجام شود، با بهره گرفتن از شبکه‌های رایانه‌ای، تهیه کالا، ارائه خدمات و دستیابی به اطلاعات به صورت شبانه روزی و در کل ایام هفته امکان پذیر است(فتحیان و دیگران، ۱۳۹۱: ۱۸۹).
۲-۱-۱۴-۴- بانکداری الکترونیک:
بانکداری الکترونیک یکی از نشانه‌های جامعه مجازی آینده است. بانکداری الکترونیکی منافع قابل توجهی برای مشتریان در زمینه‌های سهولت و هزینه تعاملات بانکی به همراه دارد. ولی در کنار این منافع چالش‌های جدی را برای مقامات کشوری در تنظیم و کنترل سیستم‌های مالی و طراحی و اجرای سیاست مکان اقتصادی به وجود می‌آورد. بانکداری الکترونیکی مدت طولانی به صورت ماشین های خود پرداز و دریافت خدمات از طریق تلفن رایج بوده و اخیراً با گسترش اینترنت تغییر شکل یافته و به صورت یک شبکه جدید انجام خدمات بانکی ارائه می‌شود. بانکداری الکترونیک مقایسه خدمات و محصولات بانک‌های مختلف را برای مشتریان آسان می‌سازد و به افزایش رقابت بین بانک‌ها می انجامد و به بانک‌ها امکان می‌دهد به بازارهای جدید نفوذ کرده و حیطه کاری خود را از نظر جغرافیایی گسترش دهند. برخی حتی بانکداری الکترونیکی را به عنوان فرصتی برای کشورهایی با سیستم‌های مالی توسعه نیافته در ورود به مرحله توسعه یافتگی می‌دانند. مشتریان در چنین کشورهایی می‌توانند با سهولت بیشتری از طریق بانک‌ها در خارج از کشور و از طریق سیستم‌های ارتباطات بی سیم به خدمات بانکی دسترسی یابند(صرافی زاده، ۱۳۸۸: ۱۹۶).
