مسائل و مشکلات فاز مطالعات مقدماتی در مهندسی ارزش

• • عدم مشارکت تمامی افراد ذینفع و مؤثر در کارگاه مهندسی ارزش به دلیل مشغله­های کاری

• • وجود افراد غیر خلاق و فاقد تخصص کافی در تیم مهندسی ارزش

• • پرتعداد بودن تیم مهندسی ارزش برخی پروژه­ ها به دلیل درگیر بودن واحدهای مختلف در پروژه

• • • عدم انتخاب مسئول آشنا به روند کار مهندسی ارزش برای تیم مهندسی ارزش

  

• • عدم توجه به دغدغه­ های اصولی مجریان و بهره­برداران پروژه

• • عدم شناخت کامل و دقیق محدودیت­های که سازمان یا مجری پروژه با آن روبه­رو است

  

• • انجام ناقص مطالعات امکان­سنجی

• • عدم انجام صحیح مطالعات برای تهیه مدل داده ­ها

• • عدم انجام مطالعات کافی در فاز مطالعات مقدماتی جهت شناخت مسئله

• عدم انجام صحیح تعیین معیارهای ارزیابی یا انجام ناقص آن

گام کارگاه اصلی

این گام یکی از مهم‌ترین گام­های مهندسی ارزش ‌می‌باشد. این قسمت خود شام شش فاز اصلی شامل :

فاز اطلاعات

مرحله گردآوری اطلاعات نخستین مرحله از برنامه کار مطالعات مهندسی ارزش است که امکان درک کامل و عمیق نسبت به مسئله موردبررسی را فراهم می­ کند. مجموعه ­ای از پرسش­ها که با شش واژه کلیدی چرا، چگونه، چه موقع، چه کسی،کجا و چه چیزی طرح می­شوند، امکان گردآوری اطلاعات موردنظر را فراهم ‌می‌کنند، البته باید توجه داشت طرح این پرسش­ها به­تنهایی موفقیت این مرحله را تضمین نمی­کند، بلکه تلاش را برای یافتن پاسخ پرسش­های مطرح، روابط خوب و پایدار انسانی، دوراندیشی و توان سنجش اطلاعات، مؤلفه‌های موفقیت در این مرحله را تشکیل می­دهد.

ضروری است با یافتن پاسخ هر پرسش اطلاعات به­دقت ارزیابی، غربال و دسته­بندی شوند تا واقعیت­ها از مفروضات جدا گردند و بازیابی اطلاعات به سهولت ممکن باشد. دستیابی به اطلاعات درست و واقعی به تعریف صریح و روشن مسئله موردبررسی منجر شده، واقعیت­های پنهان را روشن و قابل‌دسترسی می­ کند. همچنین راه ­حل­های بالقوه را در اختیار گروه مهندسی ارزش قرار می­دهد. در اختیار داشتن اطلاعات درست و کامل، پیش­شرط موفقیت مطالعات مهندسی ارزش است. میزان کوششی که برای گردآوری اطلاعات در این مرحله انجام می­ شود به پیچیدگی پروژه موردمطالعه، دامنه مطالعه و اطلاعات موجود و برنامه زمانی مطالعات بستگی دارد. در این مرحله لازم است گروه مطالعه مهندسی ارزش تمام مطالعات مربوطه را بدون توجه به پراکندگی و عدم ارتباط ظاهری آن‌ ها با یکدیگر گردآوری کند، تا حد امکان داده ­های گردآوری‌شده به کمک مدارک معتبر تأیید و مستند شوند. به­منظور تسریع در گردآوری اطلاعات ‌می‌توان با تعریف وظایف و کارهای مجزا، فعالیت‌های این مرحله را تقسیم و هر وظیفه را به فرد و گروهی واگذار نمود.

باید توجه داشت افرادی که در این مرحله مورد پرسش قرار می­­گیرند، عموماً افرادی پرمشغله و گرفتار هستند. از همین رو لازم است پیش از رویارویی با آن‌ ها پرسش­هایی که باید مطرح شوند به‌دقت تعیین و شرایط ثبت و نگهداری پاسخ­ها برای استفاده­های آتی فراهم گردد.

یکی از موارد کلیدی و پایه در مهندسی ارزش در مرحله گردآوری اطلاعات تعیین دقیق هزینه­هاست. با گردآوری اطلاعات هزینه، مربوط به محدوده مطالعه مهندسی ارزش، دو هدف کلی زیر دنبال می‌شود:

1. 1. زمینه ­های پرهزینه پروژه می ­تواند به عنوان موضوع و محور بررسی­ های گروه مهندسی ارزش برای دستیابی به حداکثر صرفه­جویی قرار گیرد.

1. برآورد درست و دقیق هزینه­ ها می ­تواند مبنا و معیاری برای سنجش صحت و کیفیت اطلاعات گردآوری‌شده قرار گیرد.

‌بنابرین‏ به­طورکلی نتیجه مرحله گردآوری اطلاعات تکمیل مجموعه داده­هایی است که تهیه آن‌ ها از مرحله مطالعات مقدماتی آغازشده است. همچنین در این مرحله منشور حدود مطالعات با توجه به اطلاعات جدیدی که در مرحله گردآوری اطلاعات جمع‌ آوری‌شده است، بازنگری ‌می‌کنند.

مسائل و مشکلات شناسایی‌شده در فاز اطلاعات

• • در اختیار قرار ندادن اطلاعات در زمان موردنیاز

• • ارائه اطلاعات نادرست و غیردقیق

• • پراکندگی اطلاعات و غیرمنظم بودن اطلاعات و عدم دسته­بندی صحیح اطلاعات

• • عدم بررسی و نقد اطلاعات توسط اعضای تیم مهندسی ارزش

• • عدم ثبت اطلاعات از منابع مختلف اطلاعات

• عدم برآورد صحیح هزینه­ ها جهت شناسایی فعالیت‌های مهم در پروژه به دلیل کمبود زمان

فاز تحلیل کارکرد

کارکرد آن چیزی است که یک عنصر یا طرح انجام می­دهد و مالک و بهره­بردار و مشتری برای آن حاضر به انجام هزینه است. تعریف و تحلیل کارکرد قلب روش‌شناسی ارزش است. این مرحله اساسی­ترین وجه تمایز روش­شناسی با سایر روش­های بهبود است. هدف این مرحله تعیین سودمندترین اقلام و محدوده ­های برای ادامه مطالعات است. لازم است در این مرحله گام­های زیر انجام می­ شود:

• • تشخیص و تعریف کارکردهای محصول، پروژه و یا فرایند تحت مطالعه به کمک افعال معلوم

• • تنظیم مدل کارکردها

• • تخصیص هزینه و سایر معیارهای قابل‌سنجش به کارکردها

• • تعیین بهای هر کارکرد با در نظر گرفتن گرایش عوامل کلیدی

• • مقایسه هزینه هر کارکرد با بهای آن برای تعیین بیشترین پتانسیل­های بهبود

• • ارزیابی کارکردها بر مبنای کارایی

• • انتخاب کارکردها برای ادامه مطالعات

• تصحیح دامنه مطالعات

علاوه بر آنکه تعریف کارکردها زمینه ­های تفکر و تمرکز گروه را مشخص می­ کند، امکان خلاقیت را نیز افزایش می­دهد. متخصصان مهندسی ارزش ‌اعتقاد دارند که یکی از ویژگی­ها و نکات مثبت تعریف کارکرد­ها در قالب دو واژه (اسم-فعل) افزایش احتمال خلاقیت­های بکر را در مرحله بعدی انجام‌گرفته مهندسی ارزش است.

پس از شناسایی و تعریف کارکردهای محدوده مطالعه مهندسی ارزش، ضروری است این کارکردها سازمان‌دهی و

دسته­بندی شوند. در مطالعه مهندسی ارزش کارکردها در دودسته عمده سازمان‌دهی می­شوند:

1. 1. کارکردهای پایه

1. کارکردهای ثانویه

کارکردهای پایه

این کارکردها هدف­های اصلی هستند که یک محصول برای آن طراحی ‌شده است. در برخی موارد ممکن است محدوده مطالعه مهندسی ارزش بیش از یک کارکرد پایه باشد.

کارکردهای ثانویه

کارکردهایی هستند که کارکرد اصلی را پشتیبانی ‌می‌کنند. این کارکردها نتیجه رویکرد طراحی و شیوه مورداستفاده در تحقق کارکرد است.